Fristen verwalten
Hinweis: Die Berechtigung zum Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Fristen haben nur Fachbereichsadministrator*innen.
Um neue Fristen hinzuzufügen und bestehende zu bearbeiten oder zu löschen, gehen Sie zum Menüpunkt "Verwaltung → Fristen verwalten" und wählen Sie den gewünschen Fachbereich und das Semester. Ihnen werden alle Termine des Semesters in einer Tabelle angezeigt. In den Spalten Alternativ Beteiligte und Alternativ Aufgabe kann optional angegeben werden, was welche Beteiligten tun müssen, falls sie die Deadline verpassen.
Vor Beginn der Lehrplanungsphase für ein neues Semester müssen Sie die Fristen bearbeiten. Folgende Schritte sind dabei vorzunehmen:
1. Aktualisieren der Termine aus dem Semster des Vorjahres
In der Regel fallen jedes Semester dieselben Aufgaben in ähnlichen Zeiträumen der Lehrplanung an. Deshalb müssen Sie lediglich die Termine der bereits existierenden Fristen für das neue Semester anpassen, d.h. Sie ändern nur das Datum, beispielsweise von "04. Dezember 2020" auf "03. Dezember 2021". Hierfür klicken Sie auf den grünen Button mit dem Stiftsymbol. Es öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie die Änderungen vornehmen können. Falls notwendig können Sie auch die Aufgabenbeschreibung verändern oder eine Alternative Aufgabe mit Alternativen Beteiligten hinzufügen.
2. Hinzufügen neuer Fristen
Falls neue Aufgaben im Lehrplanungsprozess hinzugekommen sind oder es für ein Semester spezielle (z.B. fachbereichsinterne) Aufgaben gibt, können Sie die Termine für die entsprechenden Fristen durch Klick auf den Button Frist hinzufügen erstellen. Es öffnet sich ein Fenster, das wie folgt auszufüllen ist.
Wählen Sie einen Termin für die Aufgabe aus dem Kalender. Wenn es sich um eine Aufgabe handelt, die nicht an einem konkreten Termin sondern über einen Zeitraum bis zu einem bestimmten Stichtag erfolgt, setzen Sie den Haken im Feld bis.
Geben Sie die beteiligten Gruppen an (z.B. Dozent*innen, GD, Institutsrat, ...).
Beschreiben Sie die zu erledigende Aufgabe möglichst genau. Erläutern Sie, welche Beteiligten für welche Teile der Aufgabe zuständig sind.
Ergänzen Sie optional die Beteiligten für die alternative Aufgabe bei Verpassen der Frist.
Erläutern Sie optional, welche Schritte erfolgen müssen, falls eine Frist nicht eingehalten wurde.
Klicken Sie zum Abschluss auf Speichern. Die neue Frist wird nun sowohl in der Tabelle als auch in der Fristenübersicht angezeigt.
Falls Sie eine bestimmte Frist löschen wollen, etwa weil das Prozedere der Lehrplanung verändert wurde, können Sie dies in der entsprechenden Tabellenzeile über den roten Mülleimer-Button tun.