Relevanz der automatisierten Veranstaltungsplanung
Universitäten stehen für Forschung, Fortschritt und Entwicklung. Gerade im Rahmen der Covid-19 Pandemie wurde deutlich, wie wichtig es ist, dass auch im Rahmen der Lehre und Planung umgehend auf unterschiedlichste Einflüsse reagiert werden kann. Der Fachbereich Mathematik und Informatik hat zu diesem Zweck einen Prozess der automatisierten Veranstaltungsplanung entwickelt, der sich über viele Jahre hinweg, besonders jedoch zu Zeiten der Pandemie, behauptet und ausgezahlt hat.
Die Veranstaltungsplanung läuft automatisiert und berechnet eine Lösung, die alle definierten Vorlieben und Erfordernisse so gut wie möglich erfüllt.
Prozess der Veranstaltungsplanung
1. Dateneintragung
2. Planungsübersicht
3. Veranstaltungsplaner
4. Anfrageportal
5. Evento Export
Dateneintragung
Der Prozess startet mit der Eintragung der Datengrundlage. Dies erfolgt über die veranstaltungsorientierte Langfristplanung. Die Ansicht stellt eine Liste aller Veranstaltungen dar, die an einem Institut angeboten werden. Im linken Bereich kann die Schablone der jeweiligen Veranstaltung bearbeitet werden. Darin werden Daten hinterlegt, die gleichbleibend für diese Veranstaltung gelten und sie definieren. Der rechte Teil ist relevant für die Veranstaltungsplanung. Blau unterlegt sind die sogenannten Instanzen der Veranstaltung, die für ein bestimmtes Semester erstellt werden, in dem sie stattfinden.
Innerhalb dieser Instanzen werden die planungsrelevanten eingetragen. Unter dem Reiter der Terminplanung gilt es, sowohl für die Hauptveranstaltung, als auch alle Nebenveranstaltungen, die Daten zu überprüfen und zu ergänzen, die aus der Schablone übernommen wurden. Je umfangreicher die Eintragungen vorgenommen werden, desto besser kann das Ergebnis der automatisierten Veranstaltungsplanung auf die Wünsche der Lehrenden eingehen.
Die Eintragung dieser Daten erfolgt dezentralisiert. Dozierende und Sekretariate sind für die Pflege ihrer eigenen Lehrangebote zuständig.
Planungsübersicht
Die Planungsübersicht dient zur Kontrolle der Datengrundlage. Schon vor dem Start des Veranstaltungsplaners kann über diese Ansicht eingesehen werden, ob die Eintragungen in den Instanzen vollständig und korrekt vorgenommen wurden. Unterschiede zu den Werten in der Schablone werden hervorgehoben, sowie auffällige Daten, die zu Schwierigkeiten im Planungsprozess führen könnten. Dazu gehören unter anderem Zeitpräferenzen, die ausschließlich den gewünschten Termin ermöglichen.
Die bietet die Möglichkeit Verantwortliche zu kontaktieren und integriert den direkten Zugriff auf die Instanzen, um Datenanpassungen vorzunehmen.
Veranstaltungsplaner
Das Herzstück des Veranstaltungsplanungsprozesses ist der Planer selbst. Dieser findet sich im Lehrplanungssystem unter dem Menüpunkt Verwaltung. Bevor der eigentliche Planungsprozess gestartet werden kann, müssen die Daten eines gewählten Fachbereichs für ein bestimmtes Semester geladen werden. Dieser Schritt dauert einen Moment.
Um die Flexibilität des Veranstaltungsplaners weiter zu steigern, wurden Konfigurationen entwickelt, über die weiterführende Anpassungen des Zuteilungsprozesses vorgenommen werden können. Interne Werte für die Lösungsfindung, sowohl FU spezifische Kriterien können an dieser Stelle aktiviert oder angepasst werden. Auf diesem Wege ist eine Anpassung an die unterschiedlichen Anforderungen verschiedener Fachbereiche möglich.
Nachdem die Daten für die Veranstaltungsplanung geladen wurden, kann der Planer gestartet werden. Der Prozess erfordert Zeit, sein Fortschritt und gegebenfalls Schwierigkeiten bei der Lösungsfindung können währenddessen in den verschiedenen Ergebnis Ansichten eingesehen und verfolgt werden. Bei Konflikten, die eine Lösung verhindern, müssen gegebenfalls Änderungen in den betroffenen Veranstaltungsinstanzen vorgenommen werden. Der Veranstaltungsplaner kann anschließend erneut gestartet werden.
Diese Daten sind nur für Personen einsehbar, die die Berechtigungen haben den Veranstaltungsplaner zu sehen. Desweiteren befinden sie sich lediglich im Arbeitsspeicher und nicht mehr einsehbar, wenn der Server oder der Solver neu gestartet werden. Aus diesem Grund ist es wichtig das Ergebnis zu speichern, wenn eine vollständige Lösung gefunden wurde. Nach dem Speichern sind Termine auch für Dozierende und Sekretariate einsehbar.
Konfiguration des Veranstaltungsplaners
Der Veranstaltungsplaner hat eine Reihe von Eigenschaften, die über Konfigurationen individualisiert werden können. Konfigurationen werden für einen bestimmten Fachbereich erstellt und müssen sich in ihren Namen unterscheiden.
Alle Eigenschaften haben Standardwerte, die in den Konfigurationen angepasst werden können. Unter der Default-Konfiguration sind die hinterlegten Standardwerte einsehbar.
Individualiserte Eigenschaften werden in der Ansicht blau hervorgehoben.
Kriterien des Veranstaltungsplaners
Die Kriterien, anhand derer der Veranstaltungsplaner seine Lösungen berechnet und bewertet, sind in dieser Ansicht aufgelistet und erklärt. Einige lassen sich in den Instanzen der Veranstaltung individualisieren.
Hard Constraints beschreiben Bedingungen, die zwingend erfüllt sein müssen. Konflikte von Hard Constraints führen dazu, dass keine Lösung gefunden werden kann.
Soft Constraints beschreiben Kriterien, die der Planer versucht zu erfüllen, Verstöße führen zu einer schlechteren Bewertung der Lösung, verhindern sie jedoch nicht.
Einige der Kriterien können über die Instanzen explizit für Veranstaltungen angepasst werden. Zum Beispiel in dem Raumpräferenzen vergeben werden.
Anfrageportal
Nach dem Speichern des berechneten Ergebnisses, gilt es die Ergebnisse des Veranstaltungsplaners von den Dozierenden oder Sekretariaten kontrollieren zu lassen. Oftmals kommt es an dieser Stelle zu Raumtausch-Wünschen und Nachtragungen oder Ergänzungen von Daten in den Veranstaltungsinstanzen. Derartige Änderungen dürfen nicht einfach eingetragen werden, da sie sich auf das Planungsergebnis auswirken und ihm widersprechen könnten. Daher stellt das Lehrplanungssystem für diese Zwecke das Anfrageportal bereit. In dieser Anwendung können entsprechende Anfragen für Anpassungen gestellt werden, die von den Verantwortlichen bearbeitet und angenommen oder abgelehnt werden.
Für die Anpassung der Daten wird ein Zeitraum festgelegt, innerhalb dieser Frist können Anfragen gestellt werden.
Evento-Export
An der Freien Universität Berlin kommt neben dem Lehrplanungssystem und den Vereinfachungen, Übersichten und Funktionalitäten, die es bereitstellt, das kommerzielle Evento System der CREALOGIX Gruppe zum Einsatz, dem diese fehlen. Dieses System wird offiziell universitätsweit genutzt und dient als Datengrundlage für das Elektronische Vorlesungsverzeichnis und das Campus Management System.
Durch die parallele Nutzung der beiden Systeme, die nicht deckungsgleich zum Einsatz kommen, ist es von zentraler Bedeutung diese synchron zu halten.
Nach Abschluss der Datenanpassungsphase wird aus diesem Grund die finale Terminplanung im Lehrplanungssystem gespeichert und in das Evento System exportiert. Aufgrund eingeschränkter Evento Funktionalitäten und Beschränkungen müssen die Daten über das Synchronisationstool des Lehrplanungssystems abgeglichen und gegebenefalls korrigiert werden. Die bis dahin gedoppelten Termine von Veranstaltungsplaner können anschließend gelöscht werden.
Ab diesem Zeitpunkt gilt die komplexe Synchronisation der beiden Systeme.
Der Prozess der eigentlichen Terminplanung ist somit an dieser Stelle abgeschlossen. Änderungen, Ergänzungen und das Löschen von Terminen ist ab diesem Moment nur noch per Antrag möglich.